Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımlarınızı gönderdiğiniz biçimde koruyan, alıcının kim olduğunu kesin olarak tespit eden, içeriğin kesinlikle değişmemesini sağlayan ve içeriği yasal geçerli ve güvenli, kesin delil haline getiren bir ileti ve belge yönetim sistemidir.
KEP’in Normal Elektronik Posta’dan Farkı Nedir?
KEP Ancak Bilişim Teknolojileri Kurumu (BTK) dan bu hizmeti vermek üzere lisans almış şirketlerin verebileceği bir hizmettir. Standart e-posta’ya göre farkları şu şekildedir.
- Kayıtlı Elektronik Posta Hesapları aynı bir banka hesabı gibi açılır. Kişi veya kurum görülmeden, evrakları alınmadan, kimlik tespiti yapılmadan hesaplar açılmaz.
- Başkası adına bir başkası bu sebeple hesap açamaz.
- Alıcı ve Göndericinin kim olduğu net olarak bellidir.
- Kanunlarla tanımlanmıştır.
- Her ileti kanunen noter hükmünde delil niteliğindedir.
- KEP Hesapları sadece KEP Hesaplarına çalışır.
- Gönderimler Elektronik İmza (e-imza) olmadan yapılamaz.
- İçeriğine dışarıdan kesinlikle müdahele edilemez. İçerik bütünlüğü bozulamaz.
- Saati ve gönderi zamanı değiştirilemez. Zaman damgası ile kilitlidir.
- Gönderen KEP İletisini doğru bir Alıcı KEP Hesabına gönderdiyse bu kanunen karşı tarafa iletilmiş sayılır. Alıcının iletiyi açıp açmadığı, okuyup okumadığı durumu değiştirmez.
- KEP İleti delilleri Türkkep tarafından 20 yıl boyunca saklanır.
Normal Elektronik Postalarımı KEP’ten Sonra İptal mi Edeceğim?
Hayır. Onları da kullanmaya devam edeceksiniz. Şirketiniz başta ücret pusulaları (bordro) olmak üzere özlük haklarınız ile ilgili tüm resmi ve gerekli gördüğü tüm yazışmaları buradan size iletebilecektir.
KEP’in Kanuni Altyapısı Nedir?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) standart e-postadan farklı olarak kanunlarla tanımlanmış bir ileti şeklidir.
Kanuni altyapısı aşağıdaki kanunlarla sağlanmıştır.
- Türk Ticaret Kanunu (yeni TTK – Kanun No:6102)
- KEP Yönetmeliği (25.8.201 1/ R.G.28036)
- KEP Tebliği (25.8.2011 / R.G.28036)
- KEP Adresleri ve Rehberi Tebliği (16.5.2012 / R.G.28294)
Alıcı KEP Hesabı Nedir?
Normalde KEP Hesapları hem ileti gönderebilir hem de alabilir. KEP Hesaplarında kullanıcının elektronik imzasının olmaması durumunda bu hesaplar gönderim yapamamaktadırlar. Bu sebeple bunlara Alıcı KEP Hesabı denmektedir. Bu hesaplarda sadece gelen KEP İletileri görülüp, okunabilir. Ayrıca çalışanlara şirket ismi altında açılan KEP Hesapları sadece alıcı hesaplar olarak tarafımızdan açılmaktadır.
Bana Açılan KEP Hesabından Gönderi Yapabilir miyim?
Yukarıda izah edildiği üzere gönderim yapılamaz. Ayrıca şahsınıza ait bir KEP Hesabı almanız gerekir.
Bu KEP Hesabı Şahsıma mı Ait Olacak? Başka Konularda Bu Hesabı Kullanabilir miyim?
Bu KEP Hesabı şirketinizin ismi altında açıldığı için sadece şirketinizin size yapacağı gönderimler için geçerlidir. E-İmza almanız ya da mevcutta e-imzanızın olması durumunda bile bu hesaplar gönderime açık değildir. İsterseniz gönderim için tamamen şahsınız adına ayrı bir KEP hesap alabilirsiniz.
Bana Bir KEP İletisi Geldiğini Nereden Bileceğim?
KEP Hesabı açılışı için imzalayacağınız “Hesap Açılış Taahhüt” formunda verilen cep telefonu numaranıza ve standart e-posta adresinize size bir KEP İletisi gönderildiği anda SMS ile cep telefonunuza ve e-posta ile standart elektronik posta adresinize bir bildirim gönderilecektir. Böylece gelen KEP İletisinden haberdar olmuş olacaksınız. Size gelecek bildirimleri SMS’leri ve elektronik postalarında KEP içeriği görülemez. Sadece gönderinin “Konu” başlığında yer alan “konu” yer alır.
KEP Hesabıma Nasıl Ulaşacağım? Nasıl Okuyacağım?
KEP hesabınıza internet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan (masa üstü bilgisayar, laptop, tablet, el terminali, cep telefonu, kiosk) herhangi bir yerde iken ulaşabilirsiniz. Öncelikle bağlanacağınız cihazdan bir internet tarayıcısı programı açmanız gerekmektedir. (Google Chrome, vs) Daha sonra yapacağınız tek şey www.turkkep.com.tr sayfasına giderek menüde yer alan “Hesap Giriş” bölümünde “KEP Hesabı” Kısmını seçip tıklayıp giriş işlemlerinizi yapmanızdır.
KEP Hesabıma Nasıl Gireceğim?
Yukarıda izah edildiği gibi TÜRKKEP’in ilgili internet sayfasına girdiğinizde karşınıza çıkan ekranda boş olan üstteki bölüme önce size ait olan TC Kimlik numaranızı giriniz. Hemen bunun alt bölümünde size özel / sadece sizin bildiğiniz şifrenizi giriniz. Bunların altında yer alan “Şifre ile Giriş” butonuna basınız. Eğer TC Kimlik Numaranızı ve şifrenizi doğru girdiyseniz sistem sizi bir sonraki ekrana alacaktır. (Bir sonraki ekrana geçmiyorsanız ekranda çıkan uyarıları dikkate alarak bilgileri tekrar girmeniz gerekecektir. Şifreler büyük / küçük harf duyarlıdır.) Size bu ekranda da bir şifre sorulacaktır. Buraya cep telefonunuza TÜRKKEP’den sadece bir kullanımlık (bankalarda olduğu gibi) gelen şifrenizi girip “Gönder” tuşuna girmeniz gerekmektedir. KEP Hesabınızın ana ekranında gelen kutusu içinde size iletilen tüm gönderileri görebilecek, eklerini isterseniz cihazınıza indirebileceksiniz. Buraya gönderilen iletileri silmemenizi öneririz.
KEP Hesabıma Gelen İletiyi Ne Zaman Kabul Etmiş Oluyorum?
KEP Hesabınıza gönderilen ileti, size iletildiği andan itibaren kanunen bu ileti tarafınızdan “ileti alınmış” olarak kabul edilmektedir. Bu iletiyi açıp açmamanız ya da okuyup okumamanız bu durumu değiştirmemektedir.
KEP Hesabıma Gelen İletiyi Kabul Etmiş Olmam, İçeriğini de Kabul Ettiğim Anlamına mı Geliyor?
Kesinlikle hayır. Size gönderilen iletiyi kanunen almış olmanız kesinlikle bu ileti içinde gönderilen detayları, ücret pusulasındaki hesaplamayı veya herhangi bir ithamı/iddiayı kabul ettiğiniz anlamına gelmemektedir. Tüm itiraz ve kabul etme ya da etmeme haklarınız saklıdır. Bunları yasal süreleriniz içinde yapmanız önemlidir. TÜRKKEP gönderilerin içeriğine ve itirazlarla ilgili yasal sürelere karışmamaktadır.
KEP Hesabıma Gelen Bir Konuya Nasıl İtiraz Edebilirim?
KEP Hesabınız sadece alıcı hesap olduğu için şu 6 yöntemden birini kullanabilirsiniz. Kullanacağınız yöntem konunun önemine, şirketinizin iş yapma şekillerine ve sizin tercihinize göre değişiklik gösterebilir. Karar tamamen şahsınıza ait olacaktır. TÜRKKEP’in burada bir sorumluluğu yoktur.
- Sözlü olarak yapılacak itiraz
- Yazılı olarak bir dilekçe vererek yapılacak itiraz. Dilekçenin evrak girişini yapıp yapmamak tamamen uygulama detayı ve tercihtir.
- E-Posta yolu ile ilgili şirket bölümlerine yapılacak itiraz.
- İadeli Posta / Taahhütlü Posta Yöntemleri ile yapılacak itiraz.
- Noter kanalı ile şirketinize yapılacak itiraz.
- Tamamen kendinize ait bir KEP Hesabı alarak şirketinizin size gönderi yapan KEP Hesabına yapılacak itiraz.
KEP Hesabı Açılınca Bununla İlgili Maaşımdan Bir Ücret Kesintisi Olacak mı?
Hayır olmayacak. KEP Hesapları ile ilgili tüm masraflar Türkkep tarafından karşılanmaktadır.
KEP Hesabımı Başkası Görebilir mi?
Hayır göremez. Sadece KEP iletisini gönderen ve alıcı olarak siz görebilirsiniz. Ancak siz kendi TCKN’ninizi, şifrenizi ve cep telefonunuza her defasında tek kullanımlık gelen şifrenizi verirseniz bir başkası KEP Hesabınıza girebilir. Bunların güvenli bir şekilde tutulması ve saklanması kullanıcının sorumluluğundadır.
KEP Hesabıma Nasıl İletiler Gelebilir?
KEP Hesabınıza gelebilecek ileti çeşitleri aşağıdaki gibidir. Bunların hangisinin hangi sıklıkta geleceği /gönderileceği veya hangi tip iletilerin gönderileceği konusu tamamen şirketinizin, politikası, yönetimi ve İK Bölümüne bağlı bir konudur. Bu listede yer almayan ama şirketiniz için önem arz eden yazışmalar ve duyurular da buradan size iletilebilir.
- Maaş bordrosu,
- Sözleşme,
- Savunma bildirimleri,
- İhtarlar,
- Maaş artışı / prim ödemesi,
- Yıllık ve mazeret izin kullanımı,
- Atama / görevlendirme yazıları,
- Hedef ve performans değerlendirme vb.
Başka Bir Hizmet Sağlayıcıdan KEP Hesabım Var. Kullanabilir miyim?
Başka bir hizmet sağlayıcıdan olan KEP Hesabınız bu sistem içinde kullanılmamaktadır. Siz diğer KEP Hesabınızı ayrıca kullanmaya devam edebilirsiniz.
KEP Hesabımın İsmini İstediğim Gibi Belirleyebiliyor muyum?
Hayır belirlenemiyor. KEP Hesaplarında kullanıcıların tam adı ve soyadının olması kanunen zorunludur. Ancak şirketinizde aynı isimde birden fazla kişi varsa bunları ayırt etmek adına TÜRKKEP sistemi isim ve soyadından sonra bir sayı eklemektedir.
Niye Bir Taahhütname Dolduruyoruz?
Bu Taahhütname Ulaştırma Bakanlığı’na bağlı Bilişim Teknolojileri Kurumu (BTK) tarafından tespit edilmiş ve KEP Hesap açılışları sırasında alınması zorunlu bir evraktır. KEP Hesabı açılışını aynen bir banka hesabı veyahut bir cep telefonu hattı açılışı gibi görebilirsiniz. Diğer taraftan KEP Hesap açılış dokümanı tek sayfa önlü arkalı çok basit ve sade bir dokümandır.
İşten Ayrıldığımda KEP Hesabıma Ne Oluyor?
Şirketiniz TÜRKKEP’e yazılı olarak işten çıkışınızı bildiriyor. Hesabınız bize yapılan bildirimden itibaren sizin erişiminize 3 ay daha açık kalıyor. Daha sonra hesabınız tamamen erişime kapatılarak 20 yıl buradaki KEP ileti delilleri saklanmak üzere arşivlerimize alınıyor.
